Los cambios culturales no se dan de un día para el otro, llevan su tiempo, pero la mayoría de las veces son irreversibles. En este sentido, estar atentos a lo que sucede en nuestro entorno, y también un poco más allá, nos anticipa de algún modo lo que viene, y agudizar los sentidos nos permite llevar la delantera en un contexto donde el que se adapta primero es el que dirige la batuta.

En los últimos años, las transformaciones en el mercado asociadas a la digitalización se hicieron cada vez más evidentes. La forma en la que compramos en nuestra vida diaria cambió, y lo mismo está sucediendo a nivel empresarial. Las organizaciones que cuentan con una dirección estratégica tienen la mirada puesta en una automatización que libere tiempo y recursos para agregar valor.

Si bien apelar a soluciones innovadoras y útiles para optimizar y agilizar los procesos debe ser parte de un gran plan macro de la gestión que involucre a toda la compañía, determinadas estructuras con operaciones repetitivas son ideales para apalancar el cambio, y el área de Abastecimiento es un gran ejemplo de ello.

En IDEA, los profesionales de Abastecimiento conocieron los beneficios y los desafíos asociados a la implementación de los portales digitales de compra.

Con esto en mente, la segunda reunión de la Red de Profesionales de Abastecimiento de IDEA, conducida por Sergio Ronchi, Gerente de Compras y Comercio Exterior en Interpack S.A., se enfocó en los portales digitales de compra. En el encuentro que se desarrolló el 3 de mayo, 4 expositores relataron su experiencia como usuarios de SAP y e-buyplace.

Pablo Wagner, Jefe de Compras en Grupo Logístico Andreani; Cristian Groschopp, Jefe de Compras en Gestión Compartida – Grupo Clarín; Cecilia Bersano, Supervisora de Comercio Exterior y Compras Corporativas en Monsanto; y Otto Hang Kuchen, Gerente de Compras, Servicios, MRO y Productos Industriales en Acindar – Grupo ArcelorMittal, se refirieron a los beneficios y desafíos asociados a la implementación, y las diferencias entre las distintas opciones, cuyo fin, en definitiva, es uno: mejorar la experiencia del cliente interno.

Cecilia Bersano, Supervisora de Comercio Exterior y Compras Corporativas en Monsanto, habló de la transformación digital global de la compañía.

Las herramientas que ofrecen los portales digitales de compras van desde lo más básico hasta lo más avanzado: adjudicaciones directas, lanzamiento automático de licitaciones, acuerdos marco, subastas y hasta catálogos online. Para quienes ya lo utilizan, conectar a través de una plataforma a compradores y proveedores, y automatizar la gestión de pago, optimiza los tiempos administrativos de la organización, reduce la tasa de errores, y garantiza y le da transparencia a toda la cadena. Compartir información en tiempo real con los proveedores posibilita el trackeo durante su proceso de producción y establece la trazabilidad de las operaciones en su conjunto.

Quienes están inmersos en la industria 4.0 aseguran que el principal desafío a la hora de incorporar este tipo de herramientas es impulsar el cambio cultural. El salto de calidad es posible, pero para implementarlo, no alcanza con invertir en un sistema y apretar un botón: el equipo de Abastecimiento, tanto el cliente interno como el proveedor, requieren de un acompañamiento. La receta para ello no tiene nada nuevo, comunicaciones claras y contar con un espacio para consultas garantizan interacciones colaborativas.

El proceso requiere de tiempo y esfuerzo, pero nadie reniega: mejores herramientas dan mejores resultados, y la transformación que implica el uso de la tecnología digital es radical en materia de productividad. No se trata sólo de mejorar el desempeño, aumentar la eficiencia y obtener visibilidad, sino de hacer girar la operación de manera casi automática, y alcanzar ese nivel es la base para pensar en la incorporación de otras tecnologías. Inteligencia artificial, blockchain; quienes tienen los ojos para verlo saben que el futuro está ahí.

Lejos de la ciencia ficción, en el horizonte próximo hay un portal único para que el usuario pueda acceder a un sistema que, con cierta dosis de inteligencia, lo direccione al material que tiene que renovar antes de que se termine el stock, le sugiera la tarjeta que tiene que utilizar, le ofrezca las distintas opciones del catálogo electrónico, y emita según los parámetros la orden de compra, el contrato o la licitación de manera automática.

Aquellos que cuentan con esta herramienta en sus organizaciones aseguran que no tuvieron dificultades para incorporar a todos al cambio.

Para cubrir al 100% la etapa operativa y la orientada al usuario y sacar al comprador del día a día, los procesos tienen que ser sólidos, y para ello, un aliado fundamental en la organización es Auditoría Interna. En esta línea, la primera reunión abierta del año de la Red de Profesionales del área de IDEA, liderada por Alejandro Rembado Mendizábal, Director de Auditoría Interna e Intervención en Telefónica de Argentina, se enfocó en la robotización de los procesos.

El expositor invitado, Alejandro Hordij, Director Ejecutivo en Ernst & Young, abordó la pregunta de cuál es el rol de la Auditoría en las compañías que comienzan a implementar robots para determinadas operaciones. En el encuentro que se llevó a cabo el 31 de mayo habló de cómo funciona el proceso y cómo incorporarlo al área para aumentar el rendimiento, acortar los tiempos, modernizar la revisión y cambiar conceptos históricos: dejar de trabajar por muestras y pasar a trabajar por universos.

La transformación digital impacta principalmente en el área de Auditoría Interna al reestructurar los procesos habituales de la organización.

La robotización de los procesos administrativos, según definió, es la utilización de tecnología para resolver tareas repetitivas que realizan las personas. Se trata de proyectos económicos y de rápida implementación, que se instalan sobre una pc y que no requieren ninguna modificación de la infraestructura existente, sólo dar de alta un usuario con el cual un software toma datos de distintos sistemas, inclusive la web, y genera reportes a partir de los procedimientos que tenga definidos.

Entre sus beneficios, enumera: reducen costos de entrada de datos y tasas de error, pueden ser parametrizados para solucionar problemas del negocio, trabajan 24 horas y colaboran con la retención del talento, que puede dejar de lado las tareas repetitivas para dedicarse a las que dan valor agregado.

El horizonte que se abre a partir de la incorporación de tecnología de este tipo parece no tener límites.

Entre los desafíos a la hora de implementarlo, menciona: definir quién va a ser el responsable, cómo va a interactuar con las distintas áreas, su medición de valor, y todos los detalles en torno al desarrollo, la prueba, el alineamiento y el cambio. El impacto en los procesos y sistemas relacionados debe ser explícitamente incorporado en la evaluación de riesgos.  Además de auditar la innovación, el área debe considerar también qué entidades que necesitan ser mejoradas pueden incorporarla.

En este aspecto, la evaluación es concreta: actualizar el propio procesamiento podría elevar el nivel del sector hasta llegar a la automatización de indicadores de fraudes, realización de pruebas al 100% de la población, generación de auditorías continuas, e incluso la incorporación de big data e inteligencia artificial que busque patrones en la información y encuentre por sí solo anomalías llamativas que valga la pena analizar.

La capacitación del talento en todas las áreas implicadas es una de las patas fundamentales para afrontar los cambios culturales en las organizaciones.

“Para las empresas es una necesidad avanzar en soluciones tecnológicas que no van a escapar a los planes de revisión de los procesos. Tenemos que estar preparados para hacerlos como corresponde, formarnos y tener profesionales en los equipos que puedan cumplir con esta misión”, analizó Rembado Mendizábal, y a modo de cierre, agregó: “También tenemos que ser conscientes de cómo pueden facilitarnos el trabajo: mientras más elementos tengamos, mejor nos podemos apoyar en nuestras mediciones”.

En definitiva, el objetivo es uno: utilizar la tecnología para mejorar la capacidad de ver lo que no está a simple vista y lograr, literalmente, más de lo humanamente posible.